¿Qué es OCR?

Supongamos que quieres escanear un documento para facilitar la escritura, o incluso usar la información de un contrato ya impreso como base para un nuevo documento o registro. También es probable que dediques mucho tiempo a verificar nombres o información en documentos impresos para ingresar a un sistema interno. En cualquiera de estos casos -y en muchos otros- la tecnología OCR podría ser un gran aliado. 

Con él, es posible realizar la operación de documentos, convirtiendo todo el contenido que necesites a formato digital en pocos minutos, usando el celular o un escáner, rastreando los caracteres e incluso extrayendo solo la información que necesites. 

¿Has oído hablar de este proceso? ¿Qué tal aprender más sobre OCR y cómo puede ayudar a tu negocio? 

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¿Qué es la tecnología OCR?

OCR es el acrónimo de Optical Character Recognition (que en español se puede traducir como reconocimiento óptico de caracteres). La tecnología, en términos generales, permite la conversión de documentos de diversos tipos, como archivos PDF, imágenes capturadas por una cámara digital, papeles escaneados, entre otros, en datos que el usuario puede buscar y editar a través de una computadora o dispositivo similar.

Transforma la imagen obtenida en un contenido legible y editable de letras, palabras o frases, similar a lo que estaba en el documento original. Al no existir todavía una vasta literatura que explique exactamente qué hay detrás del reconocimiento óptico, la tecnología se basó en tres mecanismos básicos en el área a desarrollar: integridad, propósito y adaptabilidad. Juntos, conforman la base de OCR, lo que le permite replicar con precisión la información.

¿Cómo funciona el OCR?

Para que el sistema OCR funcione, es necesario utilizar un método de entrada para la computadora: en este caso, vale un escáner, teléfono celular, cámara digital u otro dispositivo de hardware que capture el texto que desea buscar, modificar o editar. Generalmente, la imagen escaneada se mide de acuerdo con sus áreas claras y oscuras, como en un proceso binario: las áreas negras se considerarán una figura (es decir, un carácter), mientras que las áreas blancas se tomarán como fondo.

Con el avance de la tecnología, un software más actualizado también permite el uso de imágenes en color, y no hay necesidad de preocuparse por el contraste. También hay técnicas de mejora de imagen que preparan la imagen antes de realizar el OCR.

Qué es OCR

Principales tipos de OCR

Básicamente, existen 4 tipos de OCR que las empresas utilizan para maximizar la eficiencia en su rutina, así como la experiencia del usuario. Ellos son:

Texto completo OCR

La herramienta más utilizada en las empresas, Full Text es capaz de replicar archivos de texto enteros, redefinir su formato final y convertirse en un gran aliado en diferentes operaciones como rellenar registros, por ejemplo.

OCR Zonal

Tecnología OCR que opera de acuerdo con estándares en la identificación de las partes de los archivos que necesitan ser extraídas y convertidas.

OMR

Este OCR no identifica textos, sino opciones marcadas en el documento, y es ampliamente utilizado en la corrección de plantillas, en loterías, etc.

ICR

Una tecnología compleja capaz de identificar textos escritos a mano o textos que no siguen un patrón, y a menudo se utiliza en conjunto con otras tecnologías como el Machine Learning, por ejemplo.

OCR: qué es

¿Cuáles son las ventajas de esta tecnología para su empresa?

Cuando se pueden transferir documentos y páginas impresas a un formato legible por computadora en forma de texto editable, se hace posible utilizar la información de diversas maneras, lo que antes hubiera sido imposible.

Puede utilizar la información en los procesos de registro; al rellenar campos; realizar búsquedas internas de palabras clave; cambiar el contenido o recortar parte de él para usarlo en nuevos documentos; incrustar el texto en un sitio web o sistemas internos y guardar el archivo en formato de texto, ocupando mucho menos espacio en su computadora.

Esto significa que tendrás ventajas a la hora de optimizar procesos, además de una mejor organización y almacenamiento de archivos. Podemos destacar como ventajas:

• Automatización de procesos: con OCR es posible automatizar la entrada de datos, generando mayores ahorros de tiempo. Además, la herramienta también permite extraer y convertir datos de documentos impresos y escaneados al formato más adecuado para su procesamiento y almacenamiento
• Mejor experiencia del cliente: con la tecnología OCR, también es posible tener todos los datos del historial del cliente de manera organizada y accesible, permitiendo un soporte más rápido y asertivo. Lo que a su vez se refleja en una mejor experiencia y satisfacción del cliente  
• Escalabilidad: ya que los datos no se ingresarán manualmente 
• Seguridad: la tecnología OCR elimina los procesos de entrada manual de datos, automatizando tareas y elevando el nivel de precisión y seguridad en estas operaciones. Además, la compañía reducirá los riesgos de perder o extraviar sus documentos impresos 
• Sustentabilidad:  reducir el uso de documentos impresos
  
  

Todo ello, sin mencionar que será más fácil compartir la información almacenada digitalmente, actualizarla y acelerar de manera eficiente la toma de decisiones.

La organización también puede decir que se ha vuelto más responsable ambientalmente, ya que la digitalización de datos permitirá reducir el uso del papel y la impresión.

Esta tecnología también es aplicable en diversos sectores, como el mercado bancario, las constructoras, las instituciones financieras, las aseguradoras, la telefonía y los despachos de abogados.

Los bancos, por ejemplo, utilizan OCR para extraer información de documentos personales, para agilizar la incorporación de clientes o para el proceso de análisis de documentos durante la formalización.

Ir más allá del OCR tradicional con NA-AT Technologies

Hay varios factores a considerar a la hora de pensar en integrar OCR en su negocio. Dichos factores podrían ser el tipo de documento, el volumen de procesamiento de documentos por mes, los recursos de su organización, su caso de uso, etc.

Con el uso de nuestras soluciones podrá realizar ventas de manera remota y con el mismo nivel de seguridad que los métodos presenciales. Hable con uno de nuestros especialistas para que le puedan ayudar con el caso específico de su empresa.