Tipos de firma: qué son y cómo utilizarlas

Durante muchos años, la única forma concebible de firmar un documento fue la tradicional, es decir, escribir a mano sobre papel. No obstante, los tiempos son diferentes y tenemos diferentes tipos de firma.

Con las transformaciones tecnológicas que trajo la era digital, otras formas de celebración de contratos, como se hacen hoy en día por medio de las firmas electrónicas y las firmas digitales, ya forman parte de una realidad consolidada. 

Esto se demuestra fácilmente cuando observamos innumerables empresas y sectores profesionales que han estado utilizando ampliamente estos nuevos recursos para validar documentación, contratos y transacciones financieras, como una forma innovadora de agilizar sus procesos.

Con eso en mente, preparamos este artículo completo para explicar todo sobre los tipos de firmas de documentos: desde sus características y diferencias, hasta aspectos legales y cómo decidir entre cuál usar.

Las principales diferencias entre la firma tradicional, la firma digital y la firma electrónica

Aquí, hablaremos con más detalle sobre las principales diferencias entre cuáles son los 3 tipos de firmas que existen y son más utilizadas por las empresas en las que podemos clasificar: tradicionales, electrónicas y digitales.

Firma tradicional (manuscrita)

Como sabemos, la firma tradicional, o física, ocurre cuando dos o más partes celebran un acuerdo definiendo términos contractuales en persona, y en su propia mano. 

Aún hoy en día, este tipo de firma sigue siendo ampliamente utilizado, sobre todo por empresas más tradicionales o con poca inversión en recursos tecnológicos.

Firma electrónica

Cuando hablamos de firma electrónica, nos referimos a un concepto más amplio, que engloba diversas formas de identificación realizadas a través de mecanismos electrónicos. 

Así, no sólo se limita a la firma de un documento en línea, sino también a sistemas de diversos otros tipos, como: llave electrónica, token, biometría, entre otros. 

Antes de optar por una firma electrónica, se debe prestar atención a sus particularidades: normalmente, se utiliza para revelar la intención del firmante de firmar un documento, así como para verificar los archivos firmados. 

Destaca por presentar diferentes métodos para acreditar la identidad de los firmantes, proporcionando una base jurídica para la validación de las firmas. El costo suele ser menor en comparación con las suscripciones digitales.

Firma digital

A diferencia de la firma electrónica, la firma digital se refiere más específicamente a la firma física de un documento, pero realizada en un medio digital.

En este caso, la validación legal se determina mediante el cumplimiento de  los principios de Fiabilidad de equivalencias funcionales (Atribución, Integridad y Accesibilidad), según lo estipulado por las leyes modelos de UNCITRAL (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil) que regulan la utilización de soluciones para la firma electrónica de documentos. 

Por lo tanto, los principales puntos a considerar a la hora de elegir utilizar la firma digital son el hecho de que tiene aún más características de seguridad (debido al cifrado), autenticidad y seguimiento, además de estar fuertemente garantizada por la ley mexicana y ser autorizada por el gobierno u organización no gubernamental del organismo de certificación. 

Por otro lado, el costo de este tipo de suscripción tiende a ser mayor, ya que su uso requiere certificados digitales de todas las partes involucradas. 

Tenga en cuenta que la firma digital y la firma electrónica a menudo se tratan como sinónimos. Esta confusión es común, pero, como se pudo apreciar, existen diferencias importantes entre los dos tipos de firmas en línea, aunque ambas tengan, como punto común, el carácter tecnológico e innovador, además de la finalidad de facilitar el reconocimiento y los procesos de firma digital.

Cuáles son los tipos de firmas

Y ¿por qué usar firmas electrónicas o digitales en lugar de una manuscrita?

Si bien es cierto que las firmas electrónicas y digitales realizan la misma función que las firmas manuscritas, cuando nos detenemos a comparar más de cerca, no es difícil ver que la online tiene algunas ventajas significativas sobre la tradicional. 

Por lo tanto, estas soluciones han sido adoptadas exponencialmente por las empresas. Entre los puntos principales, podemos destacar tres que enumeramos a continuación.

Ahorro de costos

Gracias al diferencial de permitir que todo el proceso se realice a través de internet, en dispositivos como computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, las firmas en línea prescinden de la presencia física de todas las partes. 

Y ahí es precisamente donde radica la gran ventaja: si los involucrados no pueden estar todos juntos en el mismo lugar, no hay que enviar la documentación para que todos la firmen. 

El documento se envía por medios virtuales, renunciando a los costos habituales con transportistas, motos o combustible. Y, para colmo, la elección de una solución en línea también hace que sea innecesario gastar en autenticación de firma en notaría.

Agilidad y practicidad

De la misma manera que el procedimiento en línea ahorra costos financieros, el factor tiempo también se beneficia; después de todo, todo el trámite se lleva a cabo de manera más rápida, sin mencionar inmediata. 

Gracias a las firmas electrónicas y digitales, incluso los contratos internacionales pueden celebrarse de una manera extremadamente ágil y segura.

Sustentabilidad

En algunos casos, el uso de la firma tradicional puede ser aún más apropiado, generando así impresiones de documentos físicos. El uso de firmas electrónicas o firmas digitales, sin embargo, reduce significativamente la generación de este material, contribuyendo no sólo a la mencionada reducción de costos, sino también a la reducción de residuos y una mayor conciencia sobre el consumo de ciertos materiales, además de un mejor aprovechamiento del espacio de trabajo.

Tipos de firma

Solución de firma digital de NA-AT Technologies

Como puede ver, las firmas electrónicas y digitales ya pueden considerarse como prácticas esenciales en la rutina documental de una empresa. Existen varias plataformas especializadas en suscripción virtual en el mercado. 

Entre ellos, FAD®, Firma Autógrafa Digital, la única y más confiable plataforma patentada internacionalmente con la que podrás firmar cualquier documento a distancia de manera digital, sin importar en qué parte del mundo se encuentren los involucrados. Nuestro proceso asegura que el firmante es quien dice ser, para evitar hasta un 98% el fraude de robo de identidad, garantizando una mayor seguridad para su empresa.